Tangent Club Deutschland

»Zusammen in Freundschaft«

Member of Agora Club International

Gingko

Impressum

Verantwortlich für den Inhalt:

TCD Präsidium
TCD Web Lady
     
E-Mail: web@tangent-club.de

 

Datenschutzerklärung

zur Nutzung der persönlichen Daten der Mitglieder durch den örtlichen Tangent Club sowie die Vereinigung Tangent Club Deutschland (TCD).
 

Vorbemerkung

Tangent Club Deutschland (im folgenden TCD) führt zusammen mit Ladies' Circle Deutschland (im folgenden LCD) ein gemeinsames Mitgliederverzeichnis, damit die Ziele gem. § 2 der Satzung ("Zusammen in Freundschaft") erfüllt werden können. Hierzu gehört insbesondere die Möglichkeit zur Kommunikation aller Mitglieder (Ladies) untereinander.

In dieser Datenschutzerklärung werden die Erhebung, Nutzung, Weitergabe, Speicherung und der Schutz der personenbezogenen Daten der TCD Mitglieder beschrieben.

Mit dem Eintritt in den örtlichen Tangent Club nimmt das Mitglied diese Datenschutzerklärung an.
 

1. Datenerhebung

Mit dem Eintritt eines Mitglieds in einen örtlichen Tangent Club, gibt das Mitglied folgende personenbezogene Daten für das Mitgliederverzeichnis weiter:

1.1. Pflichtangaben des Mitglieds

Datum des Eintritts, Name, Vorname, vollständige Anschrift, Geburtsdatum, mindestens eine Telefonnummer und eine E-Mail-Adresse und ggf. das aktuelle Amt in der Vereinigung auf nationaler und internationaler Ebene sowie bei Wechsel von einem anderen Club den ehemaligen Club.

1.2. Optionale Angaben zur Kontaktpflege

Beruf, Name des Partners/der Partnerin und ggf. zusätzliche Kontaktmöglichkeiten wie z.B. berufliche Telefonnummer und/oder E-Mail-Adresse


2. Datenänderung bei den Mitgliedern

Wenn sich die unter oben 1. erhobenen Daten eines Mitglieds ändern, ist das Mitglied verpflichtet, diese Änderungen seinem örtlichen Club-Präsidium und der Referentin für Mitgliederdaten (im Folgenden: Memberslady) mitzuteilen.


3. Weiterleitung der Daten an TCD

Als Mitglied in TCD ist der örtliche Club verpflichtet, seine Mitglieder und deren jeweils aktuelle Kontaktdaten (Punkt 1.) an das TCD-Präsidium oder deren Memberslady zu melden.
Diese Weiterleitung kann auch das Mitglied selbst in Absprache mit seinem örtlichen Club-Präsidium durchführen.
Die Weiterleitung der Mitgliederdaten erfolgt über entsprechende Formulare im internen Bereich der TCD-Webseite oder über die Meldebogen-App im mobilen Mitgliedsverzeichnis ("Open as App Lösung")


4. Datenerfassung, -Speicherung und -Verarbeitung bei TCD

4.1. Gemeinsames Mitgliederverzeichnis mit LCD

TCD führt zusammen mit LCD ein gemeinsames Mitgliederverzeichnis. Das Verzeichnis wird als Access-Datenbank geführt. Diese Datenbank liegt auf dem privaten PC der beauftragten Memberslady. Sicherungskopien werde auf einer externen Festplatte gespeichert.

4.2. Erfasste Daten

In dieser Datenbank werden nur die Daten von aktiven Mitgliedern erfasst. Bei LCD können auch ehemalige Mitglieder (Pastmember) auf eigenen Wunsch zur Kontaktpflege oder für ein späteres Interesse an TCD noch weiter geführt werden.

4.3. Zugriff

Zugriff auf diese Datenbank und die darin gespeicherten personenbezogenen Daten haben nur die beauftragten Membersladies von LCD und TCD. Im Falle von deren Verhinderung bestimmen die Präsidien von LCD und TCD eine geeignete Vertretung.
Bei Bedarf erfolgt der Transfer der Datenbank zwischen den berechtigten Membersladies über einen gesichertenWeg, so dass die Mitgliederdaten durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt sind.


5. Veröffentlichung und Weitergabe von Mitgliederdaten

5.1. Veröffentlichung im Mitgliedsverzeichnis

Zur Erfüllung der Ziele von TCD gehört insbesondere die Möglichkeit zur Kommunikation aller Mitglieder (Ladies) untereinander. Hierfür wird jedem Mitglied ein Verzeichnis aller Mitglieder und deren gem. Punkt 1. erfassten Daten zur Verfügung gestellt. Dieses Verzeichnis gibt es je nach Wahl entweder in gedruckter Form oder/und als mobile Anwendung in Form einer App (»Open as App Lösung«).
Der Veröffentlichung der personenbezogenen Daten im Mitgliedsverzeichnis kann das einzelne Mitglied jederzeit gegenüber dem Club-Präsidium oder der Memberslady widersprechen. Davon ausgenommen ist der Name, Vorname, die Clubzugehörigkeit und die Funktion im örtlichen TC.

5.2. Veröffentlichung der Daten von Amtsträgern im TCD Präsidium

5.2.1. Im ACI Directory

TCD ist als Mitglied von Agora Club International (ACI) verpflichtet, für das internationale Verzeichnis die Kontaktdaten der nationalen Präsidiumsmitglieder zur Veröffentlichung im ACI Mitgliederverzeichnis zu melden.

Als Mindestanforderung gelten hier: Name, Vorname, Amt, Anschrift, eine Telefonnummer und eine E-Mail-Adresse.

5.2.2. In den Verzeichnissen befreundeter Organisationen

Im Sinne von Side by Side tauschen sich die die nationalen Präsidien der Ladies'- und Tablervereinigungen regelmäßig aus. Für eine Kontaktaufnahme untereinander ist der Austausch der Kontaktdaten der nationalen Amtsträger erforderlich.
Den Umfang der Datenfreigabe legen die jeweils amtierenden Präsidien selbst fest. Sie übermitteln ihre Kontaktdaten auch direkt an die jeweils befreundete Organisation

5.3. Weitergabe von Mitgliederdaten

5.3.1. Für die Veröffentlichung in der Mitglieder-App

In der Mitglieder-App werden – sofern kein Widerspruch gegen die Veröffentlichung vorliegt - alle gemeldeten Mitgliederdaten mit Ausnahme der Namen der Partner veröffentlicht.

Im Falle des Widerspruchs nur Name, Vorname, Club und Amt.

Für die Veröffentlichung der Mitgliederdaten in der Mitglieder-App werden Daten-Extrakte aus der Mitgliederdatenbank gezogen. Die TCD-App-Beauftragte oder deren Vertreterin erstellen daraus die Masterdateien für die App.

Für die personenbezogenen Daten in der App gilt die Datenschutzerklärung des Herausgebers der App. Mit dem Herausgeber Open as App GmbH haben wir zur Verarbeitung der Daten einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 Abs. 3 DS-GVO abgeschlossen.

Zugriff auf die App und damit die Kenntnisnahme der Mitgliederdaten haben gem. AGM-Beschluss 2017 alle TC und LC Mitglieder sowie die Präsidien der befreundeten Clubs: RTD/OTD/ACI (ACI gilt nur für TC-Mitglieder).

LC-Clubs in Vorbereitung erhalten eine App-Version nur mit den Kontaktdaten der Präsidien und Beiräte von LCD und TCD. Erst ab Club-Gründung und damit in Anerkennung der LCD-Satzung bekommen sie auch Zugriff auf die vollständige Mitgliederliste.

5.3.2. Für die Veröffentlichung im gedruckten Verzeichnis

Für das gedruckte Verzeichnis wird einmal im Jahr ein Extrakt mit den Mitgliederdaten aus der Datenbank gezogen und als pdf. an die jeweils beauftragte Druckerei übermittelt. Mit der jeweiligen Druckerei wird zur Einhaltung der Datenschutzvorschriften ein Vertrag zur Verarbeitung personenbezogener Daten nach Art. 28 Abs. 3 DS-GVO Daten abgeschlossen.

Im gedruckten Verzeichnis werden – sofern kein Widerspruch gegen die Veröffentlichung vorliegt – alle gemeldeten Mitgliederdaten veröffentlicht.

Im Falle des Widerspruchs nur Name, Vorname, Club und Funktion.

5.3.3. Für den Versand der Mitgliedszeitschrift

Für den Versand der Mitgliedszeitschrift »Depesche« – gemeinsame Zeitschrift von TC und OT - werden 3-4 Mal jährlich die aktuellen Adressdaten derjenigen Mitglieder aus der Datenbank gezogen, welche die Depesche abonniert haben.

Diese Adressdaten werden dem OTD-Sekretariat gesichert übermittelt. Das OTD-Sekretariat ist zur Verschwiegenheit verpflichtet Aus dieser Datei werden die Adress-Aufdrucke erstellt, damit die abonnierte Mitgliedszeitschrift auch die Empfänger erreicht.

Für diejenigen TC-Mitglieder, die auch die Mitgliedszeitschrift von RT und LC (Echo) abonniert haben, werden die aktuellen Adressdaten ebenfalls mehrfach im Jahr zum Versand gezogen und an den zur Verschwiegenheit verpflichteten RTD Editor zur Durchführung des Versands übermittelt.

5.3.4. An die örtlichen Club-Präsidien

Auf Anforderung der jeweiligen örtlichen Club-Präsidien, können die vollständigen Daten der Mitglieder des jeweiligen Clubs dem Club-Präsidium auch als Datei zur Verfügung gestellt werden.

5.3.5. An Amtsträger

Mitgliederdaten können auch nach Anforderung durch TCD Präsidiums- oder Beiratsmitglieder nach individuellen Selektionskriterien aus der Datenbank nur für die satzungsgemäßen Aufgaben der Funktionsträger extrahiert und den Funktionsträgern zur Verfügung gestellt werden (z.B. Mitgliederzahlen und Club-Anschriften für die TCD-Schatzmeisterin).


6. Austritt, Datenlöschung

Beim Austritt, Ausschluss oder Tod des Mitglieds werden die personenbezogenen Daten des Mitglieds archiviert, es sei denn das ausscheidende Mitglied macht von seinem Recht auf Löschung aller Daten Gebrauch. Von dem Löschungsrecht ausgenommen sind personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, welche die Kassenverwaltung betreffen, da gemäß steuergesetzlicher Bestimmungen gesetzliche Aufbewahrungsfristen bis zu 10 Jahren zu beachten sind.

Verlangt ein aktives Mitglied die Löschung seiner vollständigen Daten aus der Mitglieder-Datenbank kann dieses Mitglied nicht mehr als Mitglied geführt werden, da der Satzungszweck der Kommunikation untereinander nicht mehr erfüllt werden kann. Ein solches Mitglied wird ausgeschlossen.
 

7. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann vom TCD-Präsidium jederzeit geändert werden. Sämtliche Änderungen dieser Datenschutzerklärung werden auf der TCD-Website veröffentlicht. Über wesentliche Änderungen dieser Datenschutzerklärung werden die TCD-Mitglieder informiert.

Stand: Oktober 2018